מאגר המתפללים (CRM)
כל הקהילה בטבלה אחת חכמה
מאגר המתפללים הוא הלב של המערכת: שמות, טלפונים, תעודות זהות, סטטוס תשלום, תגיות, שיוך לאירועים ומכסות מקומות. הטבלה תומכת בחיפוש, סינון, מיון, בחירת עמודות ועריכה קבוצתית, וייבוא אקסל קולט מאות רשומות בשניות.
- 1
מייבאים את הרשימה הקיימת
לוחצים 'ייבוא מאקסל' ובוחרים מקור: קובץ אקסל קיים, או הדבקת רשימת שמות ממסמך וורד או ממחברת. בוחרים לאיזה אירוע לשייך את המקומות (אפשר גם בלי), ואשף שלושת השלבים עושה את השאר. ההקלדה הידנית קיימת גם היא, אבל היא החלופה ולא הדרך הראשית.
- 2
מאשרים את מיפוי העמודות
המערכת מזהה לבד איזו עמודה היא שם, טלפון או תעודת זהות. מיפוי תעודת זהות או טלפון מומלץ במיוחד, אלו מפתחות הזיהוי שמונעים כפילויות. קובץ שיוצא מהמערכת חוזר עם עמודת 'מספר במערכת' שמזהה כל אחד באופן ודאי. עמודת הערות בקובץ נכנסת לכרטיס המתפלל כהערות, ומשם אפשר להפוך כל הערה בלחיצה לתגית או לבקשת שיבוץ. גם עמודת 'סטטוס תשלום' נכנסת (שולם, לא שולם, פטור), ותא ריק אינו משנה את הקיים.
- 3
מיזוג חכם
לפני הקליטה מוצג סיכום: מי חדש, מי קיים ללא שינוי, מי דורש עדכון, ולמי יש הצעת מיזוג לפי שם דומה. לכל שורה בוחרים פעולה: צור חדש, השלם רק שדות ריקים, עדכן לפי הקובץ, או דלג. פרט שכבר מלא בכרטיס (למשל מייל אחר) מתעדכן רק ב'עדכן לפי הקובץ', והאשף מציע אותו מראש כשיש שינוי כזה. מיזוג לפי שם הוא תמיד הצעה לאישורך, לעולם לא אוטומטי.
- 4
משייכים את המתפללים לתפילה
השיבוץ במערכת נעשה תמיד לפי תפילה, ולכן פאנל השיבוץ מציג רק מתפללים שמשויכים לתפילה שנבחרה. רצועה בראש המאגר סופרת כמה מתפללים עדיין אינם משויכים, ומשייכת את כולם (או רק את השורות שסומנו) בלחיצה אחת. במפת עזרת נשים מופיעים רק מי שיש להם מקומות נשים לאותה תפילה: כשכולם משויכים אבל בלי מקומות, הפאנל אומר זאת ומפנה לכרטיס המתפלל או לייבוא אקסל חוזר עם עמודת מקומות נשים. באותו מעמד קובעים כמות: אחידה לכולם, או כמו בתפילה אחרת שבוחרים.
- 5
עובדים על הטבלה
לחיצה על שם פותחת את כרטיס המתפלל המלא, כולל היסטוריית תשלומים עם סכום מצטבר: תשלומים מטפסי רישום ומנדרים פלוס נרשמים בה אוטומטית, ואפשר לתעד גם תשלום ידני. לחיצה על סטטוס תשלום מחליפה אותו במחזוריות. סימון כמה שורות מאפשר עריכה קבוצתית ומחיקה מרוכזת. תעודת זהות נבדקת בהקלדה, ומספרי טלפון מוצגים בצורה אחידה; כפתור "תיקון טלפונים" מופיע כשיש מספרים בלי 0 מוביל ומתקן את כולם בלחיצה. בקלף 'בקשות לשיבוץ' רושמים מה לזכור כשמשבצים אותו, למשל 'ליד החלון' או 'קרוב לאבא', גם אחרי שכבר נרשם; הבקשות מופיעות לצדו בפאנל השיבוץ יחד עם מה שביקש בטופס, ולכל בקשה בוחרים אם היא לעזרת הגברים, לעזרת הנשים או לשתיהן, כדי שבקשה על מקום האישה לא תופיע כשמשבצים את הבעל. ואם אותו אדם נכנס פעמיים, למשל פעם מרשימת שמות ופעם מהרשמה בטופס, מסמנים את שתי השורות ולוחצים 'מזג נבחרים': בוחרים איזה כרטיס נשאר, ומה שחסר בו, טלפון, תגיות, תפילות, תשלומים והמקומות שכבר שובצו, עובר אליו מהשני. וכדי לא לחפש ידנית, כפתור 'איתור כפילויות' מופיע כשהמערכת מוצאת כרטיסים שכנראה אותו אדם, לפי תעודת זהות, טלפון או שם, ובכל קבוצה ממזגים או מסמנים 'לא כפילות'. בכרטיס יש גם "הערות": מקום להערה חופשית של הגבאי, עם כפתור שהופך אותה לתגית לכל מי שנושא אותה, או לבקשת שיבוץ למתפלל הזה.
- 6
ספר תקבולים וחיובים
כרטיס המתפלל מנהל גם חיובים: הרשמה בתשלום דרך טופס יוצרת חיוב אוטומטית, ואפשר להוסיף חיוב ידני לדמי חבר או למקומות. היתרה מחושבת מהחיובים מול התקבולים, מוצגת בעמודת יתרה בטבלה, וסינון רק בעלי יתרה מראה מי טרם שילם. תקבול ידני נרשם עם אמצעי תשלום ואסמכתה, וזיכוי נרשם כרשומה שלילית. הרישום הוא תיעוד פנימי לגבאי, קבלה חוקית מופקת דרך נדרים פלוס בלבד. תקבול ידני אפשר גם לדחוף לנדרים פלוס כהכנסה חיצונית בכפתור שעל הרשומה, ולהפיק שם קבלה. סטטוס התשלום הידני שבראש הכרטיס נשאר בשליטתכם וגובר על החישוב: כשהוא אומר שולם או פטור בזמן שנותרה יתרה, מופיעה שורת הבהרה שקטה ולא מתבצע שום תיקון אוטומטי.
- 7
תמונת הכנסות
כפתור 'תמונת הכנסות' בראש המאגר פותח מסך מרוכז של כל התקבולים: סכום כולל בטווח תאריכים נבחר, פירוק לפי מקורות (טפסים והקו הטלפוני, תרומות מנדרים פלוס, חיובי הוראות קבע ורישום ידני לפי אמצעי תשלום), שורת חיובים פתוחים לגבייה שמוצגת בנפרד מההכנסות, וטבלת תנועות עם ייצוא לאקסל.
- 8
הקשר אירוע
בורר האירוע מעל הטבלה מסנן את התצוגה למשתתפי אירוע מסוים וחושף את עמודות מקומות הגברים והנשים שלו.