איך המערכת בנויה
ארבע אבני בניין, ומה צריך כדי לשבץ
לפני הכפתורים, התמונה הגדולה. בקובע מקום יש ארבעה דברים: מפה (שרטוט המקומות באולם), מאגר (רשימת המתפללים), תפילה (הסידור שמשבצים אליו, למשל שבת או ראש השנה) ושיבוץ (אדם על מקום בתפילה מסוימת). את המפה משרטטים פעם אחת, ולכל תפילה נשמר סידור ישיבה משלה על אותה מפה.
- 1
המפה: המקומות
במרחב הפיזי מקימים היכל (עזרת גברים, עזרת נשים, בית המדרש) ובתוכו משרטטים את המקומות. השרטוט נעשה פעם אחת, ומשנים אותו רק כשהספסלים באמת זזים. מחולל המפות יודע לבנות שרטוט גם מצילום או מקובץ של הסידור הקיים.
- 2
המאגר: האנשים
רשימת המתפללים חיה במסך המאגר. מייבאים אקסל קיים, מדביקים רשימת שמות או מוסיפים ידנית. לכל אדם כרטיס עם הפרטים, התגיות וכמה מקומות הוא צריך. הרשימה אינה קשורה לשום מפה: אותם אנשים משמשים את כל ההיכלות וכל התפילות.
- 3
התפילה: הסידור
כל שיבוץ שייך לתפילה: שבת, ראש השנה, כל השנה. במסך אירועים ומועדים יוצרים את התפילה, מקשרים אליה את המפות שבהן היא מתקיימת, ומשייכים אליה את המתפללים. מספיקה תפילה אחת אם יש לכם סידור אחד, ואפשר להוסיף עוד בכל רגע.
- 4
השיבוץ: אדם על מקום
בסטודיו, במצב שיבוץ, בוחרים תפילה בסרגל העליון, ובצד מופיעים המתפללים שמשויכים אליה. לוחצים על שם ואז על מקום, וזהו. מחליפים תפילה בבורר, ואותה מפה מציגה סידור אחר. בסוף מדפיסים, מייצאים או מפרסמים קישור לקהילה.
השאלות ששואלים בשבוע הראשון
- חייבים להעלות את רשימת המתפללים לפני שמשרטטים?
- לא. המפה והמאגר הם שני דברים נפרדים, ואפשר להתחיל מכל אחד מהם. מה שכן נכון: כדי לשבץ צריך את שלושתם, מפה, מתפללים במאגר ותפילה שאליה הם משויכים.
- הכנסתי רשימת מתפללים והמערכת לא נותנת לי לשבץ אותם. למה?
- כי השיבוץ נעשה לפי תפילה, ופאנל השיבוץ מציג רק מתפללים שמשויכים לתפילה שנבחרה בסרגל. הרשימה נקלטה, היא פשוט עדיין לא משויכת. במסך המאגר מחכה רצועה שסופרת כמה עדיין לא משויכים ומשייכת את כולם בלחיצה אחת.
- יש לי סידור אחד לכל השנה. למה צריך תפילה בכלל?
- התפילה היא פשוט השם של הסידור. יוצרים תפילה אחת, למשל 'כל השנה', משייכים אליה את כולם ומשבצים. כשיגיע ראש השנה מוסיפים תפילה נוספת, ואותה מפה תחזיק סידור נפרד בלי לגעת בסידור הקבוע.
- צריך לשרטט מפה חדשה לכל תפילה?
- לא. מפה אחת לכל אולם, ולכל תפילה סידור ישיבה משלה עליה. אותו מקום יכול לשמש אדם אחד בשבת ואדם אחר בראש השנה. שרטוט מפה נוספת נדרש רק לאולם או לעזרה נוספת.
- מה ההבדל בין היכל למפה?
- היכל הוא החדר: עזרת גברים, עזרת נשים, בית המדרש. המפה היא השרטוט של המקומות בתוכו. בדרך כלל לכל היכל מפה אחת, ואפשר להחזיק גם כמה פריסות של אותו חדר, למשל סידור רגיל וסידור מורחב לחגים.
- המתפלל משויך לתפילה ובכל זאת לא מופיע במפת עזרת הנשים
- לכל מתפלל רשומים בנפרד מקומות בעזרת גברים ומקומות בעזרת נשים, וברירת המחדל היא מקום אחד לגברים ואפס לנשים. מי שצריך מקום בעזרת הנשים מקבל אותו בכרטיס המתפלל או בעמודת 'מקומות נשים' בייבוא מאקסל, ואז מופיע גם שם.
- נכנסתי לשיבוץ ורואה הודעה שהמפה צריכה ייעוד ותפילה
- מפה חדשה צריכה לדעת שני דברים לפני השיבוץ הראשון: אם היא עזרת גברים או עזרת נשים, ולאיזו תפילה היא מקושרת. הכפתור שבהודעה פותח אשף קצר שמסדר את שניהם, ואפשר גם לקשר מפות לתפילה ממסך אירועים ומועדים דרך 'ניהול שיוכים'.